Lean coffee: Tuottavuus nousuun avoimilla palavereilla

Lean coffee: Tuottavuus nousuun avoimilla palavereilla

Meillä kaikilla on kokemusta pitkistä ja ikävystyttävistä palavereista, joissa on tiukka esityslista. Palaverin jälkeen voi silti tuntua, ettei juuri mitään saatu aikaiseksi. Mietimme, että käytimmekö aikamme fiksusti löytääksemme ongelmaan järkevän ratkaisun? Tultiinko nyt oikeasti tuottavaan lopputulokseen? Tehottomat palaverit ovat aikaa ja resursseja syövä ikuisuusongelma, jota on yritetty ratkaista monin tavoin. Eikö löytyisi virtaviivaisempaa keinoa saada asioita aikaiseksi? Kyllä! Erityisen positiivisia tuloksia on saatu eräästä kahviin liittyvästä menetelmästä. Sen nimi on lean coffee eli lean-kahvi.


Mitä lean coffee tarkoittaa?

Lean coffee eli lean-kahvi kuulostaa rennolta tapaamiselta hyvän kahvikupillisen äärellä. Lean coffee -palaverit ovat kuitenkin silkkaa bisnestä. Lean-ajattelulta nimensä saanut menetelmä on uusi lupaava keino tulosten vauhdittamiseksi. Coffee – tai kahvi – taas viittaa avoimeen ja keskustelevaan kahvilamaiseen ilmapiiriin, jossa ideointi on helppoa ja tietoa voi jakaa ilman turhia rajoituksia.

Yhtäältä lean coffee -palaverilla on selkeä rakenne. Toisaalta sillä ei ole tiukasti määriteltyä aihetta tai agendaa. Mielenkiintoista on, että palaverikutsuja ei lähetetä sähköpostitse. Kaikkien osallistujien motivaation ja aktiivisen osallistumisen varmistamiseksi palavereista ilmoitetaan työpaikan ilmoitustaululla.


Spontaani kohtaa järjestelmällisen

Jos haluat muuttaa yrityksesi palaverikäytäntöjä, lean coffeella voit saada aikaiseksi avointa ja vapaata keskustelua jäsennellyissä olosuhteissa.

Mitkä ovat siis lean coffee -palaverin tärkeimmät periaatteet? Ensinnäkin spontaanius. Palaverista, sen ajankohdasta ja järjestämispaikasta ilmoitetaan vain muutama päivä etukäteen.

Palaverissa osallistujat ehdottavat keskustelunaiheita, joihin muut osallistujat esittävät näkemyksensä. Lopulta aiheesta keskustellaan yhdessä koko ryhmän kesken. Kanban-menetelmällä on tässä keskeinen rooli. Aiheet jaetaan kanban-menetelmän mukaiseen kolmeen kategoriaan: tehtävät työt, käynnissä olevat työt ja tehdyt työt. Jokaisesta aiheesta keskustellaan tietyn, ennalta määritellyn ajan. Aikaikkunan jälkeen ryhmä päättää, keskustellaanko aiheesta vielä myöhemmin uudelleen.


Näin lean coffee tuo virtaa ajatusten vaihtoon

Nykypäivän yrityksiltä edellytetään ketteryyttä. Ketterään johtamiseen taas kuuluu erottamattomasti tiedon jakaminen ja tiimien järjestäytymiskyky. Listasimme kahdeksan perustelua, miksi lean coffee -menetelmä tehostaa niistä kumpaakin:

1. Ei suoria kutsuja. Palaverin vapaaehtoinen luonne saa työntekijät näkemään kokoontumisen uudessa valossa. Ilmapiiri rohkaisee työntekijöitä puhumaan vapaasti ja ottamaan esiin asioita, jotka eivät ole mahtuneet jäykkiin esityslistoihin. Työntekijöistä myös tuntuu, että heitä kuunnellaan. Vapaaehtoisesti paikalle tulleet haluavat todennäköisemmin myös osallistua aktiivisesti sekä keskusteluun että asioiden edistämiseen.

2. Ei esityslistaa. Lean coffee -palaveria ei järjestetä jonkin tietyn asian käsittelemiseksi. Palaverissa voidaan keskustella mistä tahansa aiheista, jotka osallistujat kokevat tärkeiksi.

3. Aiheet päätetään yhdessä. Keskusteltavia aiheita ei määritellä etukäteen. Osallistujat päättävät ne yhdessä vasta palaverissa. Tällä tavoin saadaan keskustelufoorumi asioille, jotka olisivat ehkä muutoin jääneet käsittelemättä.

4. Priorisointi. Osallistujat äänestävät kaikista keskusteltavista aiheista. Näin varmistetaan, että jokainen aihe on koko ryhmälle tärkeä.

5. Rento ilmapiiri. Etukäteen kukaan ei tiedä, ketkä aikovat osallistua palaveriin. Tämä hälventää ennakkokäsityksiä ja keskustelua rajoittavia ajatuksia sekä luo rennon tunnelman. Omaa aihetta lukuun ottamatta lean coffee -palaverin osallistujat eivät juuri voi valmistautua. Se vapauttaa keskustelun, ja osallistujat voivat myös keskittyä paremmin valittuihin aiheisiin.

6. Ei hierarkioita. Lean coffee -palaverissa tittelit ovat merkityksettömiä. Jokainen on kutsuttu ja jokainen voi tuoda keskusteluun panoksensa. Palaverin osallistava luonne hylkii hierarkioita sekä avaa kaikille mahdollisuuden puhua itselleen tärkeistä asioista ja tuoda esiin uusia ideoita.

7. Ei valmistautumista. Lean coffee -palaverin osallistuja voi jättää väliin tylsän valmistautumisvaiheen. Kun aiheet valitaan vasta palaverissa, valmistautuminen ei ole edes mahdollista – eikä tarpeellista.

8. Selkeä aikaikkuna. Lean coffee -palaverit eivät voi venähtää aikaa ja resursseja kuluttaviksi kaikukammioiksi. Jokaiselle aiheelle määritellään tietty aikaikkuna, jonka aikana siitä keskustellaan. Sen jälkeen siirrytään seuraavaan aiheeseen tai päätetään palaveri.


Erinomainen työkalu pienemmille tiimeille

Lean coffee -palaveri tukee ketterää ajattelutapaa ja sopii loistavasti pienemmille ryhmille. Säännölliset palaverit pienen porukan kesken edistävät työntekijöiden välistä vuorovaikutusta. Ne saavat kollegat juttelemaan itselleen tärkeistä aiheista käytännönläheisellä ja toisia kunnioittavalla tavalla. Avaintekijä on vapaa keskustelu. Lean coffee -palaverissa työntekijät jakavat avoimesti toisilleen tietoa ja vaihtavat ajatuksia, jotka eivät välttämättä edes liity heidän asemaansa yrityksessä.

Lean coffee -palaveri on fiksu työkalu yrityksen sisäisen keskustelun sujuvoittamiseen. Siihen tulisi kutenkin suhtautua täydentävänä menetelmänä. Kun suuressa ryhmässä käsitellään monimutkaisia, jämäköitä päätöksiä vaativia kysymyksiä, kannattaa järjestää perinteinen palaveri.

Tutustu myös muihin artikkeleihin